Suratdinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut: Terdapat kop surat atau kepala surat, yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga; Terdapat nomor surat dan lampiran. Adanya salam pembuka dan salam penutup. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi. Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat. Baca juga
Dalamsurat dinas, penyusun hanyalah harus menuliskan apa yang seharusnya dituliskan tanpa perlu mengembangkan ide- ide kreatif atau menjabarkan ide-ide terlalu rinci. Guffey dkk. (2006) menyatakan ada tiga prinsip daSar dalam penyusunan pesan bisnis, termasuk surat dinas, adalah: 1. Mempunyai Tujuan. Tujuan utama penulisan surat dinas adalah 1 Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan. 2. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan. 3. KekuranganSurat. Jangka waktu pengiriman surat yang cukup lama. Keamanan surat yang kurang terjamin. Kurang efesien. Cukup merepotkan karena harus ke kantor pos. Memerlukan biaya tambahan (kertas, perangko, amplop dll) Kemungkinan surat yang dikirim tidak sampai ke tujuan. Pemborosan kertas karena jika salah sedikit harus diganti dengan yang baru. Sedangkankata-kata yang tidak baku adalah yang belum berterima secara resmi atau tidak mengikuti kaidah yang berlaku dalam bahasa Indonesia. Berikut adalah yang termasuk kata-kata tidak baku: 1. Kata-kata dari dialek-dialek bahasa Indonesia; 2. Kata-kata serapan bahasa daerah yang belum berterima; 3.Bagiankepala berisi keterangan organisasi atau lembaga yang menerbitkan. Pada umumnya, bagian kepala nota dinas sama seperti yang digunakan untuk surat dinas. Bagian kepala inilah yang menjelaskan identitas organisasi atau perusahaan. Bagian Pembuka. Pada bagian pembuka terdapat beberapa poin seperti: Tercantum kata/kalimat "Nota Dinas." NomorujjS.